CHI 2010

You can find our final report here:

host

You can find the videos about our plug-in here:
Citation:


Reference:

Because of the bad quality of the youtube-videos, we also used a private server:
Paper opzoeken- Auteur controleren - Citaat invoegen

Referentie invoegen

On the 4th of may we did a small presentation about the current status of the project. You can find it here:

presentation

On the following host you can find our report:

host 1

Our second report is online. Note: because of the rather negative feedback this weekend, we had to make some major changes.

Report 2

Here you can find our video about the revised version of our plugin.

We do note that we could not use our original storyboard because we did not have a scanner availlable.

text: 

intro: We now describe a revised version of our paper plugin for microsoft word. We will illustrate how we add a reference and share the paper with a team.

1: When we start writing a paper the first things we see are the added tab and the extra window, we will need these later. But first we will add some text to our paper.

2: After writing a bit of text we now notice in the extra window that we can expand the author menu.

3: If we click this we will see a list of authors. Next to them are information buttons. We will click one of them to get more information about the authors.

4: Now we see a list of papers written by the author. We will add a reference to it by dragging it on our own paper.

5: The reference has been added. The paper will appear under the recent papers.

6: We look at them and we see that the only paper we consulted was paper 1. We can read it if we want but this is currently of no concern to us. With the reference and some text added we can now take a break. While we do that, others can view the paper. We will now illustrate how this happens. First we click on 'team' to open the teamview.

7: We see 4 teams here. We share the paper by dragging the current paper to the 2 wanted teams.

8: Now we would like to publish our papers so only our teams will be able to see it. To do so we will first have to edit the status of our paper. We click on the button 'status' and we select 'in progress'.

9: We are now ready to publish our paper to our teams. We click 'publish' and we see that we can choose our folder to save the paper. We can also edit the 'abstract' part that shows as a comment with the paper. Now the program has detected the part good so we will not edit it.

10: We are now ready with sharing our paper. Other authors can now edit the paper while using the word functionality to keep track of changes.

11: Later we will see in our library how many edits happened to wich papers.

We will add the storyboard image soon.

edit: Here is the storyboard. I hope it's a bit clear with these images:

storyboard

We are currently revisioning our plug-in.

Some mayor changes we are planning on are:

- We redesigned the paper view on the right: We now have a menu containing 3 main parts:

• current paper: This is added to make attributes of the paper accesible faster. It will replace the 'ctrl-click' actions in the paper, e.g. on the title of the paper.
  
  
• recent papers : this shows the same list as described in the previous version.
  
  
• the local library: this shows all papers which the user has available on his machine. When he is writing a paper, other people (assigned by the user) can comment on it, and this will also be accessible form this menu item. (We join the list of papers and their comments to save some space, else things could become messy.)

These parts are expandable so the user is not overwhelmed from the start.

- The menu provided by the tab is now simplified:

• We erased the privacy option, this behavior now happens 'under the hood' as explained later.
• Searching in the local and online libraries are now combined in one button.
  

Also, we now actually use the teams (equivalent for facebook groups) that can be formed. You'll have to drag your temporary paper to a team to make it accessible for it members. Only non-final versions can be edited by the members of that specific team. We will not implement anything on keeping track of changes, we recommend our users to use the functionality provided by Word. If a change happens or someone leaves a comment, the team, as the writer, will be notified of this.

We also have several under the hood changes:

• We now provide a meta-search tool for searching through papers.
  

• Privacy is now done in an entirely different way: When clicking publish, only team members will be able to read/edit work in progress. When a paper's status is set to final, clicking publish, ensures your paper will be public available and will be listed in the search results. Team members who were cooperating on the paper, will be notified of the final version.

We expect to finnish our storyboard later this week.

• 
  

We finnished our first report on our paper plugin for word.

http://www.megaupload.com/?d=1C1VIH6C

http://rapidshare.com/files/354178332/ChiKennieVerslag1.pdf

We will add a better host later.

Edit: we added a more accessible host:

host1

host2

This is a video on the storyboard for the project for this course. We here describe the word-plugin wich is the most important feature of our application:

1: We describe a paper plugin for word which will help scientists to improve the cohesion between related papers, and the speed of writing them.
We enter the familiar surroundings of MS word, and we add a small 'paper' view on the right, and a new 'paper' tab on the top. In the view all the useful tools for writing a paper will be presented. When no option is active, this view lists all the active papers.
We assume the standard layout of a paper, including title, author and keywords.
When the title is clicked holding the controll button, the plugin will search for related papers to that title, so the writer can access those papers quickly. The same goes for the keywords.

2: We call the current paper P1, relevant papers are shown in the right view. The user clicks on one of these papers and ,if not yet in the local library, that paper will be downloaded from the internet. A new window will be opened.

3: Assume this is a paper with title P5, written by A5. Control click on his name will show all the info we have about A5 in the custom view.

4: We close the window about the author.

5: Next we see the most recently active papers. An alinea of the text in paper P5 is selected with the mouse, and dragged to P1 in the list of recent papers.

6: This creates a quote in paper P1, together with a reference to P5.

7: In P1 again, from the 'recent' list, P2 is dragged into the text of P1, which creates a reference to P2, without any quote.

8: We now use the menu extension, the paper tab. We select the button 'status' and the options appear in the right view. Any state can be selected,
for example 'draft'. After this we click the publish button, which means we will send the paper in its current state to the website.

9: A publish window appears, where all info can be edited. The title, Author, keywords & abstract part are found in the paper by the tool, when possible.

10: The user has the option to select this data himself through the 'select' button near every item.

11: This select button takes the user back to the paper, where he will select the right part out of the text for example the 'abstract' part, and the button on the right view 'select as abstract' is clicked.

12: The publish window shows again with the edited info (abstract), and OK is clicked to finalize the upload. This item is also stored in the local library.

edit:

Here is the image used in the video:

http://img38.imageshack.us/img38/8339/chi003.jpg

Factoren en hun gewogen gewicht in het ontwikkelen van de website
Tijdsfactoren
Leertijd (15%)
Volgens ons is er toch enige aandacht gegeven aan de leertijd voor deze website. Immers, wanneer gebruikers niet vlot van start kunnen met een website, zullen ze niet snel terugkeren. De voortgangbalk voor het profiel leidt de gebruiker wat in in de website, en zorgt meteen voor een persoonlijkere aanpak. Verder is er een 'starters guide' pdf beschikbaar, die volgens ons toch ook wel de website & het algemene doel had mogen inleiden. Deze bespreekt nu enkel het plaatsen van pdf's, het linken van pdf lijsten, .. terwijl een gebruiker die nog niet met de site vertrouwd is, ook veel zou hebben aan enige inleiding binnen de website. Dit is volgens ons dus een verbeterpunt in het opzicht van het verminderen van de leertijd. Het zou ook praktisch zijn moest het pdf-bestand of een kleine guide bij de eerste login geïntroduceerd worden.
Uitvoeringstijd van een taak (40%)
Na de korte evaluatie van de site waren we nog niet helemaal overtuigd of het een 'bibliotheek' van papers was, waar vrij in gezocht kon worden, of dat het eerder persoonsgebonden is, en men per persoon een lijst van papers kan bekijken. Wanneer de website bedoeld is als gigantische bibliotheek, duurt het zeer lang om een paper over een gewenst onderwerp terug te vinden, omdat er geen zoekfunctie bestaat voor een titel van een paper. Wanneer het concept zich tot personen & hun gepubliceerde lijst papers richt echter, is het uitvoeren van een taak zeer snel & gemakkelijk: de betrokken persoon wordt via de zoek gevonden, en alle papers worden ordelijk getoond. De 40 % die wij toekennen slaat dan ook op de tweede interpretatie, gezien dit achteraf de meest logische en best passende lijkt.
Onthouden over tijd (15%)
Gezien de ietwat beperkte functionaliteit van de website ( het zoeken van personen met de betreffende papers), ligt de complexiteit ook laag. Hierdoor is het redelijk eenvoudig om de uitvoering van taken te herinneren na verloop van tijd.
Andere factoren
Aantal en soorten fouten (20%)
Het aantal fouten dat gemaakt kan worden ligt relatief laag. We zijn van mening dat de functionaliteit van de website eerder beperkt is, waardoor het voor de gebruikers moeilijker is een fout te maken. Ook bevestigingsvragen (zoals het toevoegen van personen als vrienden) zorgen voor het minimaliseren van fouten. Een ander soort fout dat de gebruiker kan maken houdt verband met het concept van de website.

Subjectieve voldoening (10%)
Gezien het eerder een proffessionele, en geen recreatieve website is, lijkt dit iets minder belangrijk voor ons, in verhouding met bvb de snelheid van het uitvoeren van een taak. Toch is hier enige aandacht aan besteed, zoals bijvoorbeeld de voortgangsbalk bij het invullen van het persoonlijke profiel. Wanneer een stap is afgerond ziet de gebruiker visueel zijn vooruitgang in de zin van een percentage van volledigheid. Dit zal waarschijnlijk aanmoedigen om voor de 100% te gaan en het profiel dus volledig in te vullen.

Bij de eerste verkenning van de website mendeley.com, kwamen we een paar knelpunten tegen. De meeste betreften de structuur van de website, alsook de mogelijkheden.

Wanneer we de opdracht kregen prof. Duval te 'volgen', wisten we niet direct de zoekfucntie te localiseren. We verwachtten een tekstbalk waarin direct gezocht kon worden of toch op zen minst een knop 'search'. Later kwamen we erachter dat dit via het item 'people' moest gebeuren.

Ten tweede waren we nog niet bekend met het doel van de site. Op het eerste zicht leek het een database voor wetenschappelijke papers, en dus zochten we ook een manier om een bepaalde paper te vinden, wat dus niet lukte. Ook dit is een probleempunt geweest in verband met de zoekfunctie, men kan enkel op personen zoeken.

Wanneer we prof. Duval dan gevonden hadden, wisten we niet direct hoe we hem konden 'volgen'. Het leek ons te gaan over het ontvangen van updates, terwijl 'als vriend toevoegen' ons een veel persoonlijkere stap leek.

Een ander onderwerp is de library. We waren niet bekend met Mendeley, en wisten daarom niet direct wat de library voorstelde. De grote vraag was dan ook, was het een persoonlijke library, een gelinkte library van onze documenten en die van onze vrienden, of was het de volledige Mendeley library, waar alle papers per categorie in omvat waren.

Een laatste uitdaging was de download die zich direct aanbood bij het voltooien van de registratie. Gezien we niet bekend waren met de website en zijn doel, wisten we ook niet of deze download noodzakelijk was voor het gebruiken van de website, of dat deze gewoon een of andere tool was, die bij de website aangeboden werd.